5 steg för att motivera anställda att öka användningen av kontoret i hybridarbete
Håller dina medarbetare på att bli mer distanserade i den nya eran av hybridarbete? Saknar du den energi och kamratskap som brukade fylla kontoret? Om så är fallet är du inte ensam. I en hybridarbetsmiljö kan det vara en utmaning att hitta sätt att uppmuntra och motivera medarbetarna att komma till kontoret. Det finns dock strategier som du kan implementera för att öka antalet kontorsbesök och skapa en känsla av samhörighet i ditt team.
I den här artikeln kommer vi att dela med oss av fem beprövade strategier för att öka medarbetarnas motivation i en hybrid arbetsmiljö. Från att skapa ett välkomnande kontorsutrymme till att organisera teambuilding-aktiviteter - dessa strategier hjälper dig att skapa en miljö som medarbetarna ser fram emot att besöka. Vi kommer att utforska vikten av regelbunden kommunikation, meningsfullt erkännande och flexibilitet för att möta medarbetarnas varierande behov.
Låt inte avstånd och distansarbete hindra känslan av gemenskap och motivation inom ditt team. Genom att implementera dessa strategier kan du skapa en kontorsmiljö som främjar samarbete, engagemang och medarbetarnöjdhet. Låt oss dyka in och frigöra potentialen i din hybridarbetsmiljö.
Förstå utmaningarna med en hybrid arbetsmiljö
Övergången till en hybridarbetsmiljö innebär både fördelar och utmaningar. Samtidigt som medarbetarna uppskattar flexibiliteten i att arbeta på distans kan det också leda till känslor av isolering och frånkoppling. Utan de dagliga interaktionerna och den personliga kommunikationen som kontoret erbjuder kan medarbetarna få svårt att hålla sig motiverade och engagerade.
En av de största utmaningarna med en hybrid arbetsmiljö är att upprätthålla en känsla av gemenskap och samhörighet bland teammedlemmarna. När medarbetarna är fysiskt åtskilda kan det vara svårt att främja samarbete och teamwork. Dessutom kan bristen på personlig kommunikation leda till missförstånd och missuppfattningar. Många av de intervjuade företagen rapporterar också en minskning av mätbara innovationsindikatorer, t.ex. antalet patentansökningar, när medarbetarna till övervägande del arbetar på distans.
För att övervinna dessa utmaningar och uppmuntra till kontorsbesök är det viktigt att förstå de anställdas unika behov och preferenser. Vissa individer kan trivas med att arbeta på distans, medan andra kan längta efter den sociala interaktionen och strukturen som kontoret erbjuder. Genom att hitta en balans mellan distansarbete och kontorsbesök kan du skapa en miljö som uppfyller teamets behov samtidigt som du upprätthåller produktivitet och engagemang.
Strategi 1: Ta bort hinder och osäkerhetsfaktorer från kontorsbesök
Ett av de första stegen för att uppmuntra till kontorsbesök är att ta itu med eventuella hinder eller osäkerhetsfaktorer som kan finnas. Anställda har ofta farhågor om
Lätt att pendla
Tillgång till resurser, t.ex. skrivbord på kontoret
Det är viktigt att tillhandahålla tydlig och transparent kommunikation om dessa faktorer. I många organisationers hybridarbetskultur är hemmavistelse ofta standardalternativet och för att få medarbetarna att gå utanför dörren krävs en tydlig bild av både attraktionsfaktorer - som att veta att viktiga kollegor är på kontoret - och att undanröja osäkerhetsfaktorer relaterade till arbetsdagen på plats, som tillgång till parkering eller delade skrivbord. På senare tid har det dykt upp digitala verktyg för hantering av hybridarbete som hjälper medarbetarna att fatta dessa beslut. Ett exempel är appen Hybrid workplace från Steerpath som kan integreras med både Microsoft Teams och Google Workspace.
För att minska oron för pendling kan du överväga att erbjuda flexibla arbetstider eller transporthjälp. Detta kan hjälpa medarbetarna att känna sig mer bekväma med tanken på att komma till kontoret. När man intervjuar medarbetare på företag med gemensamma parkeringsplatser är en vanlig oro på morgonen att alla platser är upptagna när medarbetaren kommer till kontoret. I värsta fall kan den här osäkerheten leda till att personer som inte har för avsikt att ta sig till kontoret istället väljer att stanna kvar på distans, eftersom det är det säkraste alternativet.
Se också till att kontoret är utrustat med de resurser som krävs för att medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete på ett effektivt sätt. Detta inkluderar tillgång till teknik, bekväma arbetsutrymmen och alla verktyg eller utrustning som krävs för deras specifika roller. Genom att undanröja hinder och osäkerhet skapar du en miljö som är välkomnande och bidrar till produktivitet.
Strategi 2: Främja samarbete och teamwork
Exempel på digitalt verktyg för att främja samarbete och teamarbete - Hybrid Workplace App från Steerpath
Samarbete och teamwork är viktiga komponenter i en framgångsrik hybridarbetsmiljö. När medarbetarna känner samhörighet och engagemang med sina kollegor är de mer benägna att besöka kontoret och aktivt delta i samarbetsprojekt.
För att främja samarbete bör du överväga att skapa särskilda områden på kontoret för teammöten och brainstorming. Dessa utrymmen bör vara utrustade med teknik och resurser som underlättar kommunikation och idéutbyte. Genomför dessutom regelbundna teambuilding-aktiviteter som uppmuntrar medarbetarna att arbeta tillsammans och bygga relationer.
I hybridarbete kan team dra nytta av både arbete på plats och på distans - tillsammans. Effektivt samarbete ansikte mot ansikte frigör tid för fokus på distans för att få saker gjorda - för hela teamet. Som arbetsplatskonsulterna från Agile Work så fint uttrycker det i den här artikeln är inte allt arbete hybridarbete.
Men i en hybrid arbetsmiljö spelar virtuella samarbetsverktyg en avgörande roll för att främja teamarbete. Även om möten ansikte mot ansikte vanligtvis är bäst för öppen kommunikation är det inte alltid möjligt eller praktiskt. Kom därför ihåg att använda plattformar för videokonferenser, projekthanteringsprogram och verktyg för snabbmeddelanden för att underlätta kommunikation och samarbete mellan medarbetare på distans och på kontoret. Genom att främja en samarbetskultur och tillhandahålla de verktyg som behövs kan du uppmuntra medarbetarna att komma till kontoret och aktivt engagera sig i sitt team.
Strategi 3. Erkänna och dela med sig av bästa praxis som upptäcks inom organisationen
Istället för att försöka tillämpa organisationsövergripande allmänna regler för obligatorisk närvaro på kontoret eller begränsa antalet distansdagar, kan du försöka hitta metoder för hybridarbete inom din organisation. Att erkänna och dela med sig av bästa praxis är ett effektivt sätt att motivera medarbetarna och uppmuntra till kontorsbesök. När individer inom organisationen upptäcker innovativa eller effektiva sätt att arbeta är det viktigt att fira och dela med sig av dessa framgångar.
Skapa en plattform eller ett system där anställda och teamledare som hanterar distansarbetet kan dela med sig av sina bästa metoder och framgångshistorier. Det kan vara i form av en särskild kanal på företagets interna kommunikationsplattform eller ett regelbundet nyhetsbrev som lyfter fram anmärkningsvärda prestationer. Genom att lyfta fram enskilda individers och teams prestationer skapar du en kultur av erkännande och inspirerar andra att sträva efter excellens.
Förutom att uppmärksamma individuella prestationer kan du uppmuntra medarbetarna att samarbeta och dela med sig av bästa praxis till varandra. Detta kan ske genom mentorskapsprogram, tvärfunktionella projekt eller kunskapsutbyten. Genom att främja en kultur av kontinuerligt lärande och förbättring skapar du en miljö som medarbetarna gärna vill vara en del av.
Eftersom teamledarna ofta är de som leder implementeringen av hybridarbete på operativ nivå, bör du lägga vikt vid att ge dem stöd och tid att dela med sig av bästa praxis (och misslyckanden) för hybridarbetshantering som de har implementerat. På så sätt kan reglerna och riktlinjerna för hybridarbete bäst anpassas till behoven hos varje team och medarbetare samt till din företagskultur.
Strategi 4: Uppmuntra riktlinjer på teamnivå för hybrida arbetsmetoder
För att säkerställa en smidig övergång till en hybrid arbetsmiljö är det viktigt att fastställa tydliga riktlinjer och förväntningar på teamnivå. Detta inkluderar att definiera när och hur ofta medarbetarna ska besöka kontoret, samt att beskriva ansvarsområden och leveranser i samband med distansarbete.
Involvera dina medarbetare i processen med att definiera dessa riktlinjer för att säkerställa att de är med på noterna och engagerar sig. Genomför regelbundna avstämningar och återkopplingssessioner för att bedöma hur effektiva de hybrida arbetsmetoderna är och gör nödvändiga justeringar.
Flexibilitet är nyckeln när det gäller hybrida arbetsmetoder. Inse att olika individer kan ha olika preferenser och behov. Vissa medarbetare kan trivas med att arbeta helt på distans, medan andra kanske föredrar en mer strukturerad kontorsmiljö. Genom att erbjuda flexibilitet och låta medarbetarna skräddarsy sina arbetsarrangemang efter sina behov skapar du en motiverad och engagerad personalstyrka.
Kom ihåg att möjligheten att ha helt fysiska möten kan ge positiva resultat inte bara för produktiviteten utan även för arbetsglädjen, kulturen och till och med den glädje som deltagarna upplever. Som ett bevis på detta visade en studie som gjordes av det finska konsultföretaget Workspace.fi att det var 28 gånger mer glädje i möten på plats utan distansdeltagare jämfört med hybrid- eller distansmöten.
Strategi 5. Betydelsen av medarbetarnas motivation i en hybrid arbetsmiljö
I en hybrid arbetsmiljö är det viktigt att frigöra medarbetarnas motivation för att skapa en känsla av gemenskap och samhörighet. Genom att implementera strategier som att undanröja hinder för kontorsbesök, främja samarbete och lagarbete, erkänna och dela med sig av bästa praxis och fastställa riktlinjer på teamnivå för hybridarbetsmetoder kan du skapa en kontorsmiljö som medarbetarna ser fram emot att besöka.
Kom ihåg att kommunikation är avgörande i en hybrid arbetsmiljö. Stäm regelbundet av med dina teammedlemmar för att förstå deras behov och ta itu med eventuella problem eller utmaningar som kan uppstå. Genom att skapa en öppen och stödjande kultur kan du bygga upp en motiverad och produktiv arbetsstyrka som trivs i en hybrid arbetsmiljö.
Låt inte utmaningarna med distansarbete hindra ditt team från att nå sin fulla potential. Ta vara på de möjligheter som en hybrid arbetsmiljö erbjuder och skapa en arbetsplats där medarbetarna känner sig uppskattade, motiverade och delaktiga. Tillsammans kan vi frigöra den fulla potentialen i din hybrida arbetsmiljö.
Slutsats: Att bygga upp en motiverad och produktiv arbetsstyrka i en hybrid arbetsmiljö
Håller dina medarbetare på att bli mer distanserade i den nya eran av hybridarbete? Saknar du den energi och kamratskap som brukade fylla kontoret? Om så är fallet är du inte ensam. I en hybridarbetsmiljö kan det vara en utmaning att hitta sätt att uppmuntra och motivera medarbetarna att komma till kontoret. Det finns dock strategier som du kan implementera för att öka antalet kontorsbesök och skapa en känsla av samhörighet i ditt team.
I den här artikeln delar vi med oss av fem beprövade strategier för att öka medarbetarnas motivation i en hybrid arbetsmiljö. Från att skapa ett välkomnande kontorsutrymme till att organisera teambuilding-aktiviteter - dessa strategier hjälper dig att skapa en miljö som medarbetarna ser fram emot att besöka. Vi har undersökt vikten av regelbunden kommunikation, meningsfulla erkännanden och flexibilitet för att tillgodose medarbetarnas varierande behov. Och viktigast av allt: vi har tittat på individen, dennes behov, bekymmer och drivkrafter när det gäller att besöka kontoret. Att veta vem som är på kontoret är en viktig drivkraft för en meningsfull, produktiv och rolig dag på kontoret. Komplettera detta med att undanröja hinder som osäkerhet kring parkeringsmöjligheter och flaskhalsar i form av icke-funktionella mötesrum, så banar du väg för en blomstrande och produktiv kontorskultur.
Om du är intresserad av att lära dig mer om teknikerna kan du boka kostnadsfri arbetsplatskonsultation via den här länken.