Hur ökar hybridschemaläggning produktiviteten och medarbetarnas lycka i moderna företag?
Hybridarbete på flera platser har gett medarbetarna en ny nivå av frihet, men också inneburit nya utmaningar för organisationer, team och individer. Eftersom människor är självdrivande görs valet av arbetsplats vanligtvis självständigt av kollegor. Detta skapar en utmaning i de flesta organisationer eftersom medarbetarnas dagar på plats och på distans ofta skiljer sig från nära kollegors. Att inte träffas varje vecka har gjort att många bokar interna Microsoft Teams-samtal för att hålla information och framsteg delade mellan kollegorna. Dessa avstämningsmöten fyller till slut de redan fulltecknade kalendrarna.
Många organisationer har försökt lösa den här utmaningen med personalplanering och schemaläggning av teamarbete, vilket innebär att man ger olika team fasta dagar då de ska träffas på kontoret. Genom att tillämpa generiska regler i hela organisationen och fastställa rigida arbetsrutiner uppifrån och ner tar arbetsgivaren bort många av fördelarna med hybridarbete. Vad intervjuer med högpresterande tillväxtföretag och med arbetsplatskonsulter visar är att schemaläggningen bör utgå från den enskilda medarbetaren och vara en delad aktivitet mellan teammedlemmarna. Det får teamen att planera framåt och kompromissa för att uppnå ett gemensamt mål: att vara tillsammans när det ger mest värde för teamet och att arbeta på distans när det ökar produktiviteten för var och en av teammedlemmarna.
Hybridscheman hjälper medarbetarna att prestera och fokusera
Genom att planera arbetsplatsen för varje dag i veckan kan medarbetarna fokusera mer på att utföra uppgifter som kan utföras på plats tillsammans med kollegor eller som de kan utföra på distans. Många medarbetare kämpar med den hektiska karaktären av hybridarbete där det ofta förekommer kontextväxling. Genom att planera arbetsplatser för varje dag i veckan får medarbetarna klarhet i när arbetsuppgifterna kan utföras på det mest produktiva sättet. Vissa arbetsuppgifter kräver samarbete med kollegor och ger ofta bäst resultat när alla är närvarande, vilket gör dem idealiska för dagar på kontoret. Andra uppgifter kräver fokus och tid, vilket gör dem idealiska för de dagar då hela teamet arbetar på distans.
hybridschemaläggning ökar samarbetet och användningen av kontoret
Genom att dela sitt schema för arbetsplatsen (en veckoplan) med nära kollegor får de sociala skäl att följa med varandra under kontorsdagarna. Denna synkronisering hjälper dem också att arbeta på distans under samma dagar, vilket leder till ökat fokus och bättre resultat. Eftersom den främsta anledningen till att besöka kontoret vanligtvis är nära kollegor, kan man genom att tillhandahålla ett enkelt sätt att dela veckoplaner mellan kollegor sänka tröskeln och öka motivationen att
A) besöka kontoret oftare
B) synkronisera kontorsbesök och distansdagar inom team och mellan nära kollegor
Detta skapar en positiv feedbackloop som vanligtvis ökar närvaron på volontärkontoren med cirka 25%.
Hantera kontorets hot desk-kapacitet via hybridarbetsscheman och veckoplanering
Att optimera användningen av kontorsutrymmen och effektiviteten genom en policy för delade skrivbord kan innebära en stor förändring till det sämre för medarbetarna om det inte hanteras på rätt sätt. Vanligtvis oroar sig teamledarna för att det saknas skrivbord för deras team för att underlätta teamdagar. Enskilda medarbetare oroar sig för om de kommer att hitta lämpliga sittplatser när de kommer till kontoret. För att lösa dessa problem är det viktigt att synliggöra kontorets kapacitet för medarbetarna och göra det enkelt för teamen att använda gemensamma utrymmen för teamdagar och för att arbeta nära varandra.
hybridarbetsschemaläggning förbättrar hållbarheten genom att minska avfallet
När veckoplaneringen används i hela organisationen balanseras de högsta topparna automatiskt, vilket gör att kontorsytan kan minskas. Dessutom skapar ett hybridschema förutsägbar kontorsanvändning upp till två veckor i förväg, vilket gör det möjligt att optimera städ- och restaurangtjänsterna. Detta kan bidra till att minska avfallet och koldioxidavtrycket på arbetsplatsen avsevärt. Med hybrida arbetsscheman kan organisationer också lättare dela med sig av underutnyttjad kapacitet från sina kontor till andra företag på ett flexibelt sätt. Detta minskar kontorets koldioxidavtryck, men kan också leda till andra sociala synergier, t.ex. förbättrat samarbete mellan två företag eller nöjdare medarbetare.
Mer information om hur hybrider fungerar schemaläggning
Läs relaterade blogginlägg
Fallstudier
Diskutera ämnet med en expert på Hybrid Workplace
Läs mer om appen Steerpath Hybrid Workplace