Döden för kontorsbokningen?
För att samordna den nya hybrida arbetsmiljön har programvara för skrivbordsbokning lyfts fram som en lösning, eftersom den gör det möjligt för anställda att reservera skrivbord och rum på kontoret endast när de behövs. Men behöver dina medarbetare verkligen en skrivbordsbokning för att återvända till kontoret? Oftast inte. De behöver ett ramverk för att samarbeta och arbeta bättre tillsammans.
Allt är inte frid och fröjd på marknaden för skrivbordsbokningar
Baserat på den kundfeedback som Steerpath började få för mer än ett år sedan insåg vi att något saknades i kontorsbokningen, dvs. hotelingkonceptet v1.0.
För det första berättade marknaden för oss att den främsta anledningen för alla att arbeta på kontoret var att - samarbeta med andra teammedlemmar. Ja, självklart, varför skulle du annars komma till kontoret?
Fokus för alla praktiska medarbetarverktyg bör därför ligga på att hjälpa medarbetarna att besvara följande två frågor:
När planerar de andra teammedlemmarna att vara på plats på kontoret?
Finns det en ledig arbetsplats när jag planerar att dyka upp?
Många bokningssystem för skrivbord på marknaden idag missar målet genom att fokusera på bokning av arbetsytor på distans och försumma funktionen för teamsamarbete. Ofta är dessa bokningsverktyg också alltför komplexa och gör det svårt att byta plats på skrivbordet när du är på kontoret.
Nästa insikt var att de anställda som arbetar i en hybrid arbetsmiljö helt enkelt inte bryr sig om exakt vilket skrivbord de använder när de är på kontoret - så länge rätt kollegor är där samtidigt. Så varför skulle de behöva lägga tid på att använda ett komplext bokningssystem för skrivbord?
För de medarbetare som faktiskt bryr sig om vid vilket skrivbord de sitter, är tendensen att de bokar samma skrivbord varje gång. I det fallet har skrivbordet blivit ett "tilldelat skrivbord". Och om de inte får sitta vid det specifika skrivbordet kanske de hellre låter bli att komma till kontoret överhuvudtaget. Ja, det är sant. Allt detta står naturligtvis i motsats till filosofin med flexibla sittplatser utan tilldelade skrivbord.
Så då var frågan, varför inte glömma konceptet med skrivbordsbokning för gott och bara använda hot desking? Med hot desking kan du dyka upp på kontoret och ta vilket skrivbord som helst som är ledigt, enligt principen först till kvarn, utan att boka det.
Var tydlig, var självsäker och tänk inte för mycket på det. Det fina med din berättelse är att den kommer att fortsätta att utvecklas och att din webbplats kan utvecklas med den. Ditt mål bör vara att få det att kännas rätt för just nu. Senare kommer att ta hand om sig själv. Det gör det alltid.
Hur hanterar man kontorets kapacitet?
De flesta anställda skulle välkomna hot desking-metoden. Den erbjuder maximal frihet utan att det krävs några komplexa bokningsverktyg. Utmaningen blir då hur man ska hantera kontorskapaciteten utifrån efterfrågan, med tanke på att det finns fler medarbetare och skrivbord. Hur ska företaget se till att det finns tillräckligt med skrivbord för alla anställda under dagen? Och hur ska medarbetaren veta att det finns ett ledigt skrivbord när hon planerar att gå till kontoret?
Med dagens boknings- och hotellappar kan det vara svårt att hantera arbetsytans kapacitet. Att snabbt lägga till eller ta bort skrivbord från planen är inte alltid en lätt uppgift och kräver ofta att IT-avdelningen schemalägger tid för omkonfigurationsarbete i backoffice.
Med den mest grundläggande hot desking-metoden behövs å andra sidan ingen app för digitala bokningslösningar, så det är väldigt enkelt, men det finns inte heller något sätt att hantera kapaciteten.
The Better Way - Bokning av kapacitet
På Steerpath enades vi till slut om att det nya bättre sättet är en kombination av hot desking med extra funktioner för samarbete och kapacitetshantering. Våra kunder höll med. Och så föddes Steerpath MyTeam-verktyget. Nu fokuserar vi på att reservera arbetsytans KAPACITET istället för specifika skrivbord.
Med MyTeam kapacitetsbokningsapp reserverar du inte ett skrivbord. Istället meddelar du dina teammedlemmar om vilka dagar i veckan du kommer att arbeta på ett specifikt arbetsutrymme - byggnad, våning, avdelning eller kontorsområde. MyTeam-appen kommer sedan att reservera arbetsutrymmeskapacitet för dig i det utrymmet. Och när du anländer kan du ta vilket ledigt skrivbord som helst, precis som hot desking. Varje arbetsplats har en status för maximal arbetskapacitet som bara visas som en siffra. Det är lätt att ändra i systemet när de tillgängliga skrivborden och kontoren ändras eller återanvänds.
Steerpath MyTeam - Hur fungerar det?
Med dessa enkla steg och med hjälp av MyTeam-funktionen kan du synkronisera din tid på kontoret med ditt team och reservera arbetsytor så att du har ett skrivbord när du kommer.
Med MyTeams kalendervy för veckoplanering kan du först se till att dina teammedlemmar kommer att vara på kontoret samma dag. Du kan se veckoplanerna (kontor vs. distans) för alla de kollegor som du har valt i ditt team.
I samma vy kan du sedan kontrollera om den specifika arbetsyta du har valt har ledig skrivbordskapacitet, eftersom den visas bredvid varje arbetsyta (available#/taken#).
Sedan bekräftar du bara ditt val så att ditt team också kan se din plan. När du anländer vet du att dina teammedlemmar är där och att det finns plats för dig.
Vad behöver hybridmedarbetare - för bästa produktivitet, frihet och samarbete?
Under processen med att utveckla en ny och mer accepterad lösning insåg Steerpaths produktteam att produktutveckling mot marknadens bästa praxis ibland inte innebär att man lägger till fler funktioner - utan att man istället tar ett steg tillbaka och minskar komplexiteten.
Och ändå kan du fortfarande boka skrivbord med Steerpath Smart Office-plattformen, om det är vad din organisation vill ha. Men med introduktionen av MyTeam, med den nya kapacitetsbokningsmetoden, tror vi att vi nu också har det som dina anställda faktiskt behöver.
Om du vill veta mer om Steerpaths Smart Office-lösningar och Hybrid Workplace App med MyTeam, besök https://steerpath.com.